Деловая переписка— кровеносная система между бизнесами.____ Часто одно письмо решает судьбу миллионных контрактов.1. Уважайте клиента, его имя и бренд.
Проверьте в интернете, проверьте в соцсетях.
2. Не будьте «гардеробщицей».
Почта не место для нравоучений: здесь должны быть сроки, пути решения, компромиссы, конкретика и конструктив.
Не заставляйте клиента ненавидеть ваши письма. Мы подстраиваемся под клиента,
а не подстраиваем клиента под себя.
3. "Хорошая шутка должна быть короткой".
Письмо — это акт уважения: чем больше вы уважаете собеседника, тем больше следует экономить его время.
Почта не место для нравоучений: здесь должны быть сроки, пути решения, компромиссы, конкретика и конструктив.
Не заставляйте клиента ненавидеть ваши письма. Мы подстраиваемся под клиента,
а не подстраиваем клиента под себя.
3. "Хорошая шутка должна быть короткой".
Письмо — это акт уважения: чем больше вы уважаете собеседника, тем больше следует экономить его время.
4. Досчитайте до 25 и отвечайте.
Ничто так не ценится, как вдумчивое отношение.
5. Обещанного три года никто не ждёт.
Каков максимальный срок ответа на письмо? Ответ желателен в течение трёх-четырёх часов. Это зависит от размера и характера бизнеса: транснациональные компании могут «мутузить» письмо неделями, и для них действует правило «не более трёх дней», тогда как ожидаемый срок ответа дизайн-бюро составляет один-два часа. И всё же, если срок ответа превышает три часа, желательно выполнить следующий пункт.
6. Уведомление о получении.
Ничто так не ценится, как вдумчивое отношение.
5. Обещанного три года никто не ждёт.
Каков максимальный срок ответа на письмо? Ответ желателен в течение трёх-четырёх часов. Это зависит от размера и характера бизнеса: транснациональные компании могут «мутузить» письмо неделями, и для них действует правило «не более трёх дней», тогда как ожидаемый срок ответа дизайн-бюро составляет один-два часа. И всё же, если срок ответа превышает три часа, желательно выполнить следующий пункт.
6. Уведомление о получении.
Если, получив письмо, вы понимаете, что не можете дать на него ответ в течение суток, то хорошим тоном будет уведомление адресата о том, что вы получили письмо и ответите на него: «Письмо получил. Отвечу сегодня в течение дня» или «Письмо получил. Для ответа нужна дополнительная информация. Постараюсь ответить не позднее …».
При этом важно действительно выполнить ваше обещание. Вам помогут:
Google-календарь с отметкой.
CRM-система общения с клиентами и контрагентами.
Система отложенных писем в почтовом менеджере.
Просто отметить сообщения в почте непрочитанными (на крайний случай).
7. «Вы» или «ты»?
По крайней мере до тех пор, пока не было встречи, — «вы», после личного знакомства — уже по обстоятельствам.
8. «Вы» или «вы»?
Есть простое правило: если «Вы» в данном контексте можно заменить именем человека, то, скорее всего, с большой. Но лучше руководствоваться тем, как принято у вас в компании.
9. "Я ДЛЯ ВАС СКИДОЧКУ НАМУТИЛ!!!! )))"
Если у вас соответствующие отношения с клиентом, то такая коммуникация имеет место.
10. Сначала перечитайте.
Перед отправкой снова прочитайте то, что написали. Ошибки? Вложения? Не ленитесь, второго шанса не будет.
11. Вложения или облако?
Для этого вам нужно знать клиента. У байера могут быть ограничения на почту 3 Мб и доступ только к одному определённому файлообменнику с рабочего компьютера.
12. Подпись информативная и не слишком большая.
Четыре-пять строчек в вашем стиле. Картинки — зло. Не забудьте настроить подписи для всех действий и почтовых клиентов, включая мобильные (там обычно другие настройки).
13. Письмо — не место для конфиденциальной информации.
14. Автоматизация оптимизации и оптимизация автоматизации.
Оптимизируйте и автоматизируйте базовые ответы. Драфты, шаблоны, заготовки — есть множество инструментов для отличных ответов. Сотрудник тратит на типовое письмо час? Множество важных ссылок? Автоматизировать дополнительную продажу? Just do it.
15. Письмо на первое, звонок на второе.
Отправка письма должна сопровождаться звонком с уведомлением. Если время нерабочее — письмо и SMS-сообщение. Ваши письма найдут в спаме. Вы вместе успеете остметить тендер. Вы не потеряете клиента.
16. Ответить всем.
Если собеседник включил в переписку четырёх человек — он имел на то основания. Нажмите «Ответить всем» (или настройте эту функцию раз и навсегда). Нет ничего хуже, чем недоинформированность людей, принимающих решение по вашей задаче.
17. Действия
Если за получением вашего письма должно последовать какое-то действие, не делайте из этого секрета и не заставляйте людей додумывать: напишите об этом явно, доступно и по пунктам.
18. Email — лицо вашей компании.
Соблюдайте правила и нормы. Допущенные ошибки сохранятся с клиентами надолго. Сделайте так, чтобы ваше письмо стало светом среди кромешного мрака и спама.
При этом важно действительно выполнить ваше обещание. Вам помогут:
Google-календарь с отметкой.
CRM-система общения с клиентами и контрагентами.
Система отложенных писем в почтовом менеджере.
Просто отметить сообщения в почте непрочитанными (на крайний случай).
7. «Вы» или «ты»?
По крайней мере до тех пор, пока не было встречи, — «вы», после личного знакомства — уже по обстоятельствам.
8. «Вы» или «вы»?
Есть простое правило: если «Вы» в данном контексте можно заменить именем человека, то, скорее всего, с большой. Но лучше руководствоваться тем, как принято у вас в компании.
9. "Я ДЛЯ ВАС СКИДОЧКУ НАМУТИЛ!!!! )))"
Если у вас соответствующие отношения с клиентом, то такая коммуникация имеет место.
10. Сначала перечитайте.
Перед отправкой снова прочитайте то, что написали. Ошибки? Вложения? Не ленитесь, второго шанса не будет.
11. Вложения или облако?
Для этого вам нужно знать клиента. У байера могут быть ограничения на почту 3 Мб и доступ только к одному определённому файлообменнику с рабочего компьютера.
12. Подпись информативная и не слишком большая.
Четыре-пять строчек в вашем стиле. Картинки — зло. Не забудьте настроить подписи для всех действий и почтовых клиентов, включая мобильные (там обычно другие настройки).
13. Письмо — не место для конфиденциальной информации.
14. Автоматизация оптимизации и оптимизация автоматизации.
Оптимизируйте и автоматизируйте базовые ответы. Драфты, шаблоны, заготовки — есть множество инструментов для отличных ответов. Сотрудник тратит на типовое письмо час? Множество важных ссылок? Автоматизировать дополнительную продажу? Just do it.
15. Письмо на первое, звонок на второе.
Отправка письма должна сопровождаться звонком с уведомлением. Если время нерабочее — письмо и SMS-сообщение. Ваши письма найдут в спаме. Вы вместе успеете остметить тендер. Вы не потеряете клиента.
16. Ответить всем.
Если собеседник включил в переписку четырёх человек — он имел на то основания. Нажмите «Ответить всем» (или настройте эту функцию раз и навсегда). Нет ничего хуже, чем недоинформированность людей, принимающих решение по вашей задаче.
17. Действия
Если за получением вашего письма должно последовать какое-то действие, не делайте из этого секрета и не заставляйте людей додумывать: напишите об этом явно, доступно и по пунктам.
18. Email — лицо вашей компании.
Соблюдайте правила и нормы. Допущенные ошибки сохранятся с клиентами надолго. Сделайте так, чтобы ваше письмо стало светом среди кромешного мрака и спама.
Отличная статья для бизнес менов/леди! бизнес любит скорость, человечество придумало технику для скорости- айпады, смартфоны, планшеты, мобильные телефоны.
ОтветитьУдалить